Libro de ingresos y gastos del autónomo: plantilla Excel
- Un autónomo en estimación directa no lleva contabilidad de empresa: lleva unos libros registro en los que anota sus facturas emitidas y recibidas. Con un Excel bien montado basta.
- Te dejamos la plantilla lista y gratis, sin pedirte el correo: descargar el libro de ingresos y gastos en Excel.
- No es una tabla vacía: lleva fórmulas de IVA, retención y % deducible, y una hoja Resumen que te dice qué número va en qué casilla del 303 y del 130. Eso no lo hace ninguna plantilla del mercado.
- Te contamos también cuándo el Excel se te va a quedar corto, que es la parte que nadie que vende software te cuenta.
El libro de ingresos y gastos del autónomo suena a contabilidad seria y no lo es: es, literalmente, una lista de tus facturas emitidas y otra de las recibidas. Nada de asientos ni de partida doble. Lo que pasa es que casi nadie te dice qué columnas tiene que llevar ni cómo montarlo para que, además de cumplir, te sirva para sacar tu 303 y tu 130 sin volver a sumar nada.
Así que aquí tienes las dos cosas: la plantilla ya hecha y la explicación de qué exige Hacienda de verdad. Y al final, la parte honesta: en qué momento el Excel deja de compensarte.
Descarga la plantilla (gratis y sin dar el correo)
Libro de ingresos y gastos en Excel
Cuatro hojas (Ingresos, Gastos, Bienes de inversión y Resumen), con las fórmulas del IVA, la retención y el % deducible ya puestas. El Resumen calcula tu 303 y tu 130 y te dice la casilla de cada importe. Sin registro y sin dejar tu email.
Descargar la plantilla en ExcelLo que hace distinta a esta plantilla frente a las típicas tablas vacías:
¿Qué libros te exige Hacienda exactamente?
Un autónomo en estimación directa simplificada debe llevar el libro registro de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el de bienes de inversión. Los profesionales llevan además el de provisiones de fondos y suplidos. No es contabilidad de empresa: son listados de facturas.
La confusión viene de mezclar "llevar la contabilidad" con "llevar contabilidad mercantil". Un autónomo normal (estimación directa simplificada, actividad no mercantil) no tiene que hacer balances ni cuentas anuales. Lo que sí debe tener, y presentar si se lo piden, son estos libros:
| Libro | Qué anotas | ¿Te aplica? |
|---|---|---|
| Ventas e ingresos | Cada factura que emites | Siempre |
| Compras y gastos | Cada factura o justificante que recibes | Siempre |
| Bienes de inversión | Lo que amortizas (ordenador, mobiliario, vehículo) | Si tienes bienes que amortizar |
| Provisiones y suplidos | Dinero de terceros que adelantas o recibes | Solo profesionales |
Esto no es costumbre, está regulado: la Orden HAC/773/2019 fija cómo se llevan los libros registro en el IRPF (desarrollando el artículo 104 de la Ley del IRPF y el 68 de su Reglamento). Y exige campos concretos en cada apunte: número y serie de la factura, fecha de expedición, fecha de la operación si es distinta, nombre y NIF de la otra parte, base imponible, tipo de IVA, cuota y retención. Súmale dos reglas: los apuntes van por orden de fecha y sin huecos, y todo se conserva 4 años, que es el plazo en el que Hacienda puede revisarte. La referencia está en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, que además publica sus propias plantillas de libros y hasta un fichero para trasladar los libros a las casillas del IRPF.
Las columnas que de verdad importan (y la que casi nadie pone)
En el libro de ingresos van fecha, número de factura, cliente con NIF, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención y total. En el de gastos, lo mismo con el proveedor, más la categoría y el porcentaje deducible de cada gasto.
Las columnas obvias las tiene cualquier plantilla. La que marca la diferencia es el % deducible, y es la que casi ninguna incluye. Motivo: la realidad del autónomo no es "deducible sí o no", es "deducible en parte". El combustible de un turismo de uso mixto lleva el 50% del IVA; los suministros de casa, el 30% de la parte afecta; el móvil, lo que uses para trabajar.
Sin esa columna acabas haciendo una de dos cosas, y las dos son malas: deducirte el 100% de algo que no toca (problema en una revisión) o no deducirte nada (pagas de más todos los trimestres). Con la columna, tu Resumen sale bien solo. Si tienes coche, mira antes cómo deducir el coche siendo autónomo, porque el IVA y el IRPF no van igual; y para el resto de casos, la guía de gastos deducibles del autónomo.
La cuota de autónomos. No llega en factura, solo es un cargo del banco, así que no se apunta y se pierde la deducción. Es 100% deducible en tu IRPF: mételo cada mes en la hoja de Gastos con IVA 0 y % deducible 100.
Del libro a las casillas: el paso que ninguna plantilla da
Los ingresos de tu libro son la casilla 01 del modelo 130 y los gastos deducibles la 02; su diferencia es el rendimiento (casilla 03) y el 20% de ese rendimiento es la casilla 04. En el modelo 303, el IVA repercutido va a las casillas 01 a 09 por tipo y el soportado deducible a las 28 y 29.
Aquí está el motivo real de llevar el libro bien: no es un archivo muerto para enseñárselo a Hacienda, es de donde salen los números de tus modelos. Casi todas las plantillas que hay por ahí se quedan en "toma una hoja para apuntar" y te dejan solo en el paso que importa, que es pasar de la hoja a la declaración.
Por eso la hoja Resumen de esta plantilla lleva la casilla escrita al lado de cada importe: cuando abras el modelo 130 en la sede, no tienes que adivinar nada, solo copiar. El detalle de cada casilla está en la guía para presentar el modelo 130 paso a paso, y para el IVA, en cómo calcular el modelo 303.
Dos avisos honestos sobre ese Resumen, para que no te lleves un susto: el 130 real es acumulado del año (resta también lo que pagaste en trimestres anteriores) y, en estimación directa simplificada, se le resta un 5% de gastos de difícil justificación con tope de 2.000 € al año. La plantilla te da la foto limpia del periodo; el acumulado exacto lo tienes en la calculadora del modelo 130.
Cuándo el Excel te vale y cuándo te va a fallar
Vendemos software, así que lo justo es decirte también cuándo no lo necesitas. El Excel te sobra si estás empezando y tienes pocas facturas al mes. Deja de compensarte cuando pasan estas cosas:
- ✓Gratis y tuyo: sin cuotas ni permanencia
- ✓Suficiente si emites y recibes pocas facturas al mes
- ✓Cumple: Hacienda no te obliga a usar ningún programa concreto (aún)
- ✓Con las fórmulas puestas, el 303 y el 130 salen del propio Excel
- ✕Lo tecleas TÚ: cada factura, cada ticket, cada importe (y ahí entran los errores)
- ✕El 130 real es acumulado del año y lleva el 5% de difícil justificación: la plantilla no lo encadena por ti
- ✕No te avisa de duplicados, ni de plazos, ni de la factura que se quedó en el correo
- ✕Desde julio de 2027, con Verifactu, las facturas que EMITES no podrán salir de un Excel
Ese último punto es el que más gente va a pillar por sorpresa: Verifactu no afecta a tu libro de gastos, pero sí a cómo emites tus facturas. Lo contamos en la guía de Verifactu para autónomos.
¿Y si el libro se rellenara solo con una foto de cada factura? Míralo en la demo, sin registroPreguntas frecuentes
Conclusión
El libro de ingresos y gastos es más simple de lo que su nombre sugiere: dos listas de facturas bien ordenadas. Con la plantilla de arriba lo tienes montado en cinco minutos, con las fórmulas del IVA y la retención puestas y con el 303 y el 130 saliendo solos de lo que apuntas.
El Excel deja de compensar el día que tecleas más de lo que trabajas, o el día que se te escapa la factura que estaba en el correo. Mientras eso no pase, úsalo sin complejos: cumplir se cumple igual.
Cuando teclear deje de compensarte
Sube la foto de cada factura y ticket y AIScan monta tu libro solo, con el % deducible aplicado y tu 303 y tu 130 al día. Privado, en la UE. Prueba de 7 días sin tarjeta.
Ver la demo en vivoEsta guía y la plantilla son informativas y no constituyen asesoramiento fiscal. Los libros obligatorios dependen de tu régimen y actividad; el asistente de AIScan te orienta con tu caso.