Plantilla de factura para autónomos: Excel gratis [2026]

Si necesitas una plantilla de factura para autónomos, aquí la tienes sin rodeos: descárgala en Excel gratis, sin registro y sin dejar tu correo. Lleva las fórmulas ya montadas (importe por línea, base imponible, IVA al 21% y retención de IRPF al 15%) y un par de notas para que no metas la pata con la retención. En el resto del artículo te explicamos qué debe llevar exactamente, los tres errores que más caro cuestan al usar plantillas, y en qué momento conviene jubilarla.

Qué incluye esta plantilla (y por qué las fórmulas importan)

La mayoría de plantillas que circulan son un dibujo bonito sin lógica: tú escribes los números y rezas. En esta, el importe de cada línea se calcula con cantidad por precio, la base imponible suma las líneas, el IVA se aplica sobre la base (no sobre el total, que es el error clásico) y la retención se resta con su signo. El TOTAL A PAGAR sale solo. También trae una nota que casi nadie incluye: si facturas a un particular, la fila de retención se borra, porque la retención solo aplica entre profesionales y empresas.

Los 8 datos que una factura española debe llevar por ley (número correlativo, fecha, NIF de las dos partes, descripción, base, tipo de IVA, cuota y retención cuando toque) los tienes desglosados con detalle en nuestra guía del generador de facturas online gratis, con la referencia al reglamento de facturación en el BOE.

Los 3 errores de plantilla que más caro salen

1. La numeración. Cada factura necesita un número correlativo sin huecos ni repeticiones. Con una plantilla, la cuenta la llevas tú de cabeza o en otro Excel, y el día que emites dos facturas con el número 2026-014, ya tienes un problema: la numeración es de las primeras cosas que se comprueban en un requerimiento. No hay fórmula que lo arregle; es un problema de registro, no de cálculo.

2. La retención de IRPF. Tres variantes del mismo error: aplicarla a un particular (no corresponde), no aplicarla a una empresa cuando eres profesional (corresponde), o usar el 15% cuando podrías usar el 7% de nuevo autónomo (o al revés, mantener el 7% pasados los 3 años). La plantilla te deja escrito cuándo aplica cada caso, pero la decisión sigue siendo manual en cada factura.

3. El IVA sobre el total. Si cobras 1.000 euros y escribes "IVA: 210" sobre un total de 1.210, bien. Pero es sorprendentemente común ver plantillas donde el 21% se aplica al total con IVA ya incluido, o donde el redondeo por línea no cuadra con el total. Una diferencia de céntimos parece inofensiva hasta que tu cliente la detecta y te pide factura nueva (rectificativa, no editada, por cierto).

Cuándo la plantilla es suficiente (y cuándo no)

Seamos justos con la plantilla: si emites una o dos facturas al año (un trabajo puntual, un alquiler esporádico), es una solución perfectamente digna. Descárgala, rellénala con cuidado y guarda una copia en PDF de cada factura emitida.

La cosa cambia cuando facturas con regularidad, por tres motivos que no tienen que ver con el diseño:

• El registro. Hacienda puede pedirte el libro de facturas emitidas. Con plantillas, ese libro es otro Excel que mantienes a mano. Con un generador conectado a tu contabilidad, existe solo.
• Los impuestos. Cada factura emitida afecta a tu modelo 303 de IVA y a tu IRPF trimestral. Si facturas desde Excel, cada trimestre toca recopilar y sumar. En AIScan, el 303 del trimestre se recalcula con cada factura.
• El cobro. Una factura en Excel no sabe si está cobrada. Un registro de verdad marca cuáles vencieron y te deja mandar un recordatorio de cobro sin redactar el email incómodo.

Verifactu: la fecha de caducidad del Excel

No hace falta alarmarse hoy: a 2026, ningún autónomo está aún obligado, y esta plantilla es perfectamente legal. Pero el calendario oficial de la AEAT ya está publicado y las empresas van entrando en el sistema. Traducción práctica: el hábito de facturar con plantillas se acaba en julio de 2027, y llegar a esa fecha con tu histórico ya ordenado en una herramienta (en vez de en 40 archivos sueltos) te ahorrará la migración a contrarreloj. Es el mismo consejo que damos en la guía de cómo hacer una factura de autónomo en 2026.

En resumen

Una buena plantilla de factura resuelve el 80% del problema durante tus primeras facturas: esta es gratis, en Excel y con las fórmulas bien puestas. El 20% restante (numeración, registro, impuestos del trimestre y el Verifactu que llega en 2027) no lo puede resolver ningún Excel, porque no es un problema de formato sino de sistema. Cuando llegues a ese punto, emite tus facturas gratis con AIScan y deja que el número, el IVA y tu 303 se lleven solos.